Informasi Dasar

Definisi

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk serta media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat maupun perseorangan, dalam rangka melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Mengutip dari buku Manajemen Kearsipan (2005) karya Zulkifli Amsyah, dalam bidang manajemen atau administrasi, arsip dapat didefinisikan sebagai bukti atau rekaman aktivitas dan transaksi, mulai dari pembayaran hingga langkah pengambilan keputusan. Keberadaan Fisik: Apakah arsip secara fisik ada dan dapat ditemukan. Pengelolaan: Bagaimana arsip dikelola, disimpan, dan dirawat. Aksesibilitas: Kemudahan akses terhadap arsip oleh pihak yang berwenang atau publik sesuai dengan regulasi yang berlaku. Keutamaan Arsip: Menunjukkan pentingnya arsip sebagai sumber informasi dan pertanggungjawaban. Ini mencakup: Bahan Pertanggungjawaban: Arsip berfungsi sebagai bukti tertulis atau dokumentasi yang mendukung pertanggungjawaban pemerintah, lembaga, atau individu terhadap kegiatan dan keputusan yang diambil. Kepentingan Negara dan Pemerintahan: Arsip penting untuk perencanaan, pengambilan keputusan, dan pengawasan dalam konteks pemerintahan dan kebijakan negara.

Rumus Perhitungan

T = (m + b + g + a + c + i) / 6

T = Tingkat keberadaan dan kebutuhan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban

m = Tingkat kesesuaian kegiatan pemusnahan arsip dengan NSPK

b = Tingkat kesesuaian kegiatan perlindungan dan penyelamatan arsip dari bencana dengan NSPK

g = Tingkat kesesuaian kegiatan penyelamatan arsip perangkat daerah provinsi yang digabung dan/atau dibubarkan dan pemekaran daerah kabupaten/kota dengan NSPK

a = Tingkat kesesuaian kegiatan autentifikasi arsip statis dan arsip hasil alih media dengan NSPK

c = Tingkat kesesuaian kegiatan pencarian arsip statis dengan NSPK

i = Tingkat kesesuaian kegiatan penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup dengan NSPK

Mapping