Tingkat keberadaan dan keutuhan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepetingan negara, pemerintahan, pelayanan publik dan kesejahteraan rakyat. Semakin tinggi ketersediaan arsip, maka semakin kuat pula dasar bagi instansi atau negara dalam membuktikan kinerjanya, mempertanggungjawabkan keputusannya, dan menunjukkan bahwa semua dilakukan secara sah, transparan, dan akuntabel.